Intégrer Whoz à votre système d'information
Plateforme française de staffing et de gestion des ressources pour les sociétés de services et ESN.
ESN, cabinets de conseil, sociétés de services informatiques et métiers.
Pourquoi intégrer Whoz
Whoz est une plateforme française de staffing conçue pour les sociétés de services : ESN, cabinets de conseil, SSII. Elle gère les collaborateurs, leurs compétences, leurs affectations et leurs disponibilités. L'intégration avec un CRM permet de fluidifier le processus avant-vente en croisant pipeline et ressources.
Le modèle de données Whoz est orienté staffing. Les concepts clés sont le collaborateur (avec ses compétences et son profil), le projet (une mission client), l'affectation (un collaborateur sur un projet pour une période) et la disponibilité (le temps non affecté). Ce modèle diffère du modèle CRM classique centré sur les comptes, contacts et opportunités.
L'intégration Whoz-CRM vise à rapprocher ces deux visions. Le commercial qui travaille une opportunité veut savoir s'il a des consultants disponibles avec les bonnes compétences. Le manager staffing veut voir les opportunités en cours pour anticiper les besoins. Le connecteur synchronise les données entre les deux systèmes.
L'API REST Whoz permet de lire les collaborateurs, projets, missions et affectations. Les webhooks notifient les changements de staffing en temps réel. Le connecteur peut ainsi maintenir une vue à jour des disponibilités dans le CRM, sans interrogation permanente.
La synchronisation des disponibilités est le cas d'usage le plus fréquent. Sur chaque fiche collaborateur dans le CRM, un champ indique son statut : disponible, affecté à X %, en intercontrat. Le commercial peut filtrer par disponibilité pour proposer des profils réalistes aux prospects.
Le croisement staffing et pipeline ouvre des analyses intéressantes. Quelles opportunités peut-on gagner avec les ressources disponibles ? Quelles compétences recruter pour couvrir le pipeline ? Ces questions nécessitent de croiser les données des deux systèmes, soit dans un outil de BI, soit dans un dashboard intégré.
La confidentialité est un sujet important. Les taux de facturation, les marges par mission et les évaluations des consultants sont des données sensibles. L'intégration doit définir précisément ce qui est synchronisé et qui y a accès. Le principe de minimisation s'applique : ne transférer que ce qui est nécessaire.
Schémas d'intégration
Synchroniser les collaborateurs entre Whoz et le CRM
Remonter les affectations projets dans les fiches clients
Alimenter le CRM avec les disponibilités des consultants
Croiser données de staffing et pipeline commercial
Automatiser le matching compétences/opportunités
Points de vigilance
Le modèle de données Whoz est orienté staffing : projets, missions, affectations, compétences.
Le mapping avec un CRM commercial nécessite un travail de correspondance.
Les disponibilités sont une donnée temps réel qui évolue constamment.
L'intégration doit respecter la confidentialité des affectations et des taux.
Comment nous procédons
Chaque synchronisation que nous livrons est une unité autonome : un sens, un déclencheur. Une synchronisation dans les deux sens correspond donc à deux unités distinctes, ce qui permet d'en interrompre une sans casser l'autre et de lire les journaux sans ambiguïté.
Nous commençons par un cadrage qui tranche quatre points : la clé de rapprochement entre les deux systèmes, le comportement attendu lorsque plusieurs correspondances sont trouvées, les champs obligatoires côté destination qui n'ont pas de source, et la désignation d'une source de vérité champ par champ — pas objet par objet.
Le développement est suivi d'une recette en mode simulation : le flux lit les données réelles et enregistre ce qu'il aurait écrit, sans rien modifier. Cette étape est systématique et conditionne la mise en service.
Les flux sont ensuite hébergés et supervisés sur notre plateforme, avec reprise automatique en cas d'échec passager et alerte en cas d'échec persistant.
Questions fréquentes
À quoi sert l'intégration Whoz-CRM ?
À croiser le pipeline commercial avec les ressources disponibles. Les commerciaux voient quels consultants sont disponibles pour staffing, les managers projets voient les opportunités en cours. Cela fluidifie le processus avant-vente dans les ESN.
Comment fonctionne l'API Whoz ?
API REST avec authentification par token. Les endpoints couvrent les collaborateurs, projets, missions, affectations et compétences. La documentation est accessible aux clients Whoz. Les webhooks permettent de réagir aux changements de staffing.
Comment synchroniser les collaborateurs ?
Le connecteur récupère la liste des collaborateurs Whoz avec leurs compétences et disponibilités. Ces données alimentent le CRM pour associer les bons profils aux opportunités. L'email ou un identifiant RH sert de clé de rapprochement.
Peut-on voir les disponibilités dans le CRM ?
Oui. Le connecteur remonte les disponibilités (disponible, affecté, en intercontrat) sur la fiche collaborateur dans le CRM. Cette information évolue en temps réel au fil des affectations. Le commercial peut ainsi proposer des profils réellement disponibles.
Comment gérer la confidentialité des taux ?
Les taux de facturation sont des données sensibles. L'intégration peut les exclure du périmètre synchronisé. Si le CRM a besoin de calculer des marges, les taux peuvent être stockés dans des champs à accès restreint.
Peut-on créer des missions depuis le CRM ?
Selon la configuration, oui. Une affaire gagnée dans le CRM peut déclencher la création d'un projet dans Whoz. Le staffing se fait ensuite dans Whoz, avec remontée des affectations vers le CRM. Cela évite la double saisie.
Comment croiser staffing et pipeline ?
En associant les opportunités CRM aux besoins en compétences et aux disponibilités Whoz. On peut ainsi prioriser les opportunités pour lesquelles on a des ressources disponibles, ou identifier les compétences à recruter pour couvrir le pipeline.
Pour aller plus loin
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